na obsługę cateringową

Zamawiający:
Lokalna Grupa Działania „Dolina rzeki Grabi”
ul. Batorego 31 (I piętro pok. 106), 98-100 Łask
tel. 043 6762130, godz. 8.00-16.00 (pn-pt)
lgd@dolinagrabi.pl

Lokalna Grupa Działania „Dolina rzeki Grabi”, zwana dalej („LGD”) będąca Beneficjentem umowy o warunkach i sposobie realizacji lokalnej strategii rozwoju z dnia 18 czerwca 2009 r. Nr 6933-UM0500015/09 Program Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2007–2013; oś IV: „Leader” finansowany w ramach Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich, zwraca się z zapytaniem ofertowym na obsługę cateringową.
Postępowanie prowadzone jest na podstawie przepisów Kodeksu Cywilnego (Dz. U. z 1964 r., Nr 16, poz. 93 z późn. zm.) i nie podlega ustawie Prawo zamówień Publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2007 r., Nr 223, poz. 1655 z późn. zm.).

1. Przedmiot zamówienia.

Przedmiot zamówienia w zakresie obsługi cateringowej obejmuje:

1) usługę cateringową dla 120 osób;

2) przerwa kawowa oraz lunch mają mieć formę bufetu samoobsługowego;

3) przerwa kawowa obejmuje: napoje gorące (świeżo parzona, gorąca kawa, gorąca woda w termosach, herbata w torebkach – minimum 3 rodzaje, mleko do kawy w dzbankach, cytryna, cukier, słodzik), wodę, 100 % soki (co najmniej 3 rodzaje, podane w dzbankach), ciasta (2 szt. na osobę);

4) lunch obejmuje: zupy (2 rodzaje), zimne przystawki /półmisek na 12 osób/ – tj. min.: mięsa panierowane (5 rodzajów – 5 półmisków), ruloniki (3 rodzaje – 2 półmiski), pasztet staropolski z sosem (2 półmiski), ryba (2 rodzaje – 2 półmiski), sałatki (6 rodzajów – 6 półmisków), koreczki, ciasta (3 rodzaje), napoje gorące (świeżo parzona, gorąca kawa, gorąca woda w termosach, herbata w torebkach – minimum 3 rodzaje, mleko do kawy w dzbankach, cytryna, cukier, słodzik), wodę, 100 % soki (co najmniej 3 rodzaje, podane w dzbankach), ciasta (1 szt. na osobę);

5) usługa cateringowa obejmuje zapewnienie odpowiedniego sprzętu: nakrycie stołów, w tym talerzyki, sztućce, szklanki oraz filiżanki, dekoracje, serwetki i inne niezbędne elementy oraz obsługę kelnerską.

Płatność za usługę zrealizowana będzie po zakończeniu spotkania w terminie 14 dni kalendarzowych od dnia otrzymania przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury VAT, przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy. Podstawą wystawienia faktury VAT będzie protokół odbioru bez zastrzeżeń sporządzony przez Zamawiającego.

W załączniku do niniejszego zapytania znajdują się istotne postanowienia umowy, która zostanie zawarta z wykonawcą zamówienia oraz wzór oferty.

2. Miejsce i termin realizacji zamówienia.

Zamówienie zostanie wykonane w Gminnym Ośrodku Kultury w Sędziejowicach, ul. Wieluńska 7, 98-160 Sędziejowice, w dniu 7 grudnia 2013 r. od godz. 10.00 do godz. 15.00

3. Warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków.

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy spełniają warunki, dotyczące:

1) posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień, tj. posiadają aktualny odpis z właściwego rejestru albo aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej;

2) posiadania wiedzy i doświadczenia oraz dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia;
Warunek ten Zamawiający uzna za spełniony, jeżeli Wykonawca złoży stosowne pisemne oświadczenie.

3) sytuacji ekonomicznej i finansowej, zapewniającej wykonanie zamówienia;
Warunek ten Zamawiający uzna za spełniony, jeżeli Wykonawca złoży stosowne pisemne oświadczenie.

Z postępowania o udzielenie zamówienia wyklucza się wykonawców, którzy:
1) złożyli nieprawdziwe informacje mające wpływ lub mogące mieć wpływ na wynik prowadzonego postępowania;
2) nie wykazali spełniania warunków udziału w postępowaniu;
3) którzy nie złożyli wymaganych dokumentów, oświadczeń lub nie spełnili innych wymagań koniecznych dla udziału w postępowaniu określonych przez zamawiającego nawet po wezwaniu do ich uzupełnienia,
4) których upadłość bądź likwidację ogłoszono lub w stosunku do których wszczęto postępowanie upadłościowe bądź likwidacyjne.

Zamawiający dokona oceny spełnienia warunków udziału w postępowaniu przez wykonawców na podstawie załączonych do oferty dokumentów i oświadczeń. Ocena spełniania warunków udziału w postępowaniu zostanie dokonana metodą: spełnia – nie spełnia. Wykonawcy ubiegający się o zamówienie muszą spełnić łącznie wszystkie warunki udziału w postępowaniu, pod rygorem wykluczenia z postępowania. Niespełnienie przez Wykonawcę przynajmniej jednego z warunku udziału w postępowaniu skutkuje wykluczeniem z postępowania takiego Wykonawcy. Zamawiający zastrzega sobie prawo szczegółowego sprawdzenia zgodności złożonej oferty ze stanem faktycznym, w tym również poprzez wezwanie Wykonawcy do wyjaśnień, pod rygorem wykluczenia.

Dokumenty należy złożyć w formie oryginału lub kserokopii poświadczonej za zgodność
z oryginałem przez uprawnionego (-ych) przedstawiciela (-lii) wykonawcy podpisującego ofertę.

4. Informacja o sposobie porozumiewania się zamawiającego z wykonawcami.

Do kontaktów z oferentami upoważniona jest: Agnieszka Ciebiada, w godzinach od 8:00 do 16:00 pod numerami tel. 43 676 21 30 e-mail: a.ciebiada@dolinagrabi.pl

5. Termin związania ofertą.

1) Wykonawca jest związany ofertą przez okres 30 dni liczonych od daty upływu terminu do składania ofert.
2) Wykonawca samodzielnie lub na wniosek zamawiającego może przedłużyć termin związania ofertą, z tym że zamawiający może tylko raz, co najmniej na trzy dni przed upływem terminu związania ofertą zwrócić się do wykonawców o wyrażenie zgody na przedłużenie tego terminu o oznaczony okres nie dłuższy jednak niż 60 dni.

6. Opis sposobu przygotowania oferty.

1) Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.
2) Zamawiający nie dopuszcza możliwość składania ofert częściowych.
3) Oferta wraz ze stanowiącymi jej integralną część załącznikami powinna być sporządzona przez Wykonawcę ściśle według postanowień niniejszego zapytania.
4) Oferta musi być napisana w języku polskim, na komputerze, maszynie do pisania, ręcznie długopisem lub niezmywalnym atramentem.
5) Wykonawca może zastrzec, że dokumenty dołączone do oferty stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa. W takim przypadku dokumenty te powinny zostać przekazane w formie umożliwiającej zachowanie ich poufności wraz z oświadczeniem na piśmie, że informacje w tym zakresie stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa i nie mogą być ogólnie udostępnione.
6) Wszelkie zmiany i poprawki powinny być parafowane przez osobę (osoby) podpisujące
ofertę i opatrzone datami ich dokonania.
7) Przed upływem terminu składania ofert wykonawca może wprowadzić zmiany do złożonej oferty. Zmiany winny być doręczone zamawiającemu na piśmie przed upływem terminu składania ofert. Oświadczenie o wprowadzeniu zmian powinno zawierać dodatkowe oznaczenie: ZMIANA OFERTY.

7. Miejsce i termin składania oraz otwarcia ofert.

1) Ofertę należy zapakować w nieprzeźroczystą kopertę.
2) Koperta powinna być zaadresowana do Zamawiającego oraz oznakowana następująco: „Oferta na obsługę cateringową”.
3) Ofertę należy przesłać za pośrednictwem operatora pocztowego lub składać w siedzibie Zamawiającego, ul. Batorego 31 (I piętro pok. 106), 98-100 Łask do dnia 21 listopada 2013 r. do godziny 15:30. O ważności oferty decyduje data wpłynięcia dokumentów do Zamawiającego.
4) Zamawiający otworzy oferty w obecności Wykonawców, którzy zechcą przybyć na otwarcie ofert w dniu 21 listopada 2013 r. o godzinie 16:00 w siedzibie Zamawiającego, przy ul. Batorego 31 (I piętro pok. 106), 98-100 Łask.
5) Podczas otwarcia ofert Zamawiający ogłosi nazwy (firmy) i adresy Wykonawców oraz informacje dotyczące ceny.
6) Wykonawca, który nie będzie obecny przy otwarciu ofert może wystąpić do Zamawiającego z pisemnym wnioskiem o przesłanie informacji ogłoszonych w trakcie otwarcia ofert.

8. Opis kryteriów z podaniem ich znaczenia i sposobu oceny ofert.

1) Zamawiający przy wyborze ofert będzie kierował się następującym kryterium:
Cena ofertowa - cena ryczałtowa brutto za wykonanie przedmiotu zamówienia (wynagrodzenie miesięczne) - 100%.
Kryterium cena – obliczana jest wg wzoru:
C = (Cmin /Cb ) x 100%
gdzie:
C - cena
Cmin- cena najniższa
Cb – cena badana
2) Za najkorzystniejszą ofertę zostanie uznana oferta niepodlegajaca odrzuceniu
z najniższą ceną.
3) Jeżeli jedynym kryterium oceny ofert jest cena, a nie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, że zostały złożone oferty o takiej samej cenie Zamawiający wezwie wykonawców, którzy złożyli te oferty do złożenia ofert dodatkowych w terminie określonym w wezwaniu.
4) Wykonawca składając ofertę dodatkową nie może zaoferować ceny wyższej niż zaoferowana w złożonych ofertach.

9. Przebieg postępowania ofertowego.

1) Czynności związane z wyborem ofert wykonuje Komisja Przetargowa wyznaczona przez Zamawiającego.
2) Komisja Przetargowa stwierdza prawidłowość ogłoszenia niniejszego postępowania ofertowego oraz ustala liczbę otrzymanych ofert.
3) Komisja Przetargowa:
a) otwiera koperty z ofertami, dokonuje analizy ofert, a następnie odrzuca oferty, które wpłynęły po terminie, nie zawierające wszystkich danych określonych w zapytaniu lub gdy zaproponowany przez wykonawcę termin realizacji przedmiotu niniejszego zamówienia jest dłuższy niż termin wskazany w zapytaniu;
b) wybiera najkorzystniejszą z ofert, uwzględniając kryteria oceny ofert lub zamyka postępowanie bez dokonania wyboru którejkolwiek oferty;
c) sporządza protokół z przebiegu postępowania, który podpisują członkowie Komisji Przetargowej.
4) Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany zapytania ofertowego lub unieważnienia postępowania, bez podawania powodów.

10. Informacja o wykonaniu zamówienie przy udziale środków z Unii Europejskiej.

Postępowanie jest prowadzone w ramach projektu realizowanego w oparciu o Program Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2007–2013; oś IV: „Leader” finansowanego w ramach Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich.

Pliki do pobrania:
1. załącznik nr 1 - formularz oferty

2. załącznik nr 3 - projekt umowy