postępowania prowadzonego w trybie przetargu na zakup i dostawę materiałów biurowych oraz środków czystości

Zamawiający:
Lokalna Grupa Działania „Dolina rzeki Grabi”
ul. Batorego 31 (I piętro pok. 106), 98-100 Łask
tel. 43 676 21 30, godz. 8.00-16.00 (pn-pt)
lgd@dolinagrabi.pl

Lokalna Grupa Działania „Dolina rzeki Grabi”, zwana dalej „Zamawiającym” lub „LGD” realizując Lokalną Strategię Rozwoju w ramach Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2007–2013; oś IV: „Leader” Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich, zwraca się z zapytaniem ofertowym na zakup i dostawę materiałów biurowych oraz środków czystości w trybie określonym w art. 701 § 1 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks Cywilny (Dz. U. z 1964 r., Nr 16, poz. 93 z późn. zm.)

Rozdział 1
Opis przedmiotu zapytania ofertowego

1) Przedmiotem zamówienia jest zakup i sukcesywna dostawa materiałów biurowych oraz środków czystości dla Lokalnej Grupy Działania „Dolina rzeki Grabi”.

2) Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera: (plik do pobrania).

3) Warunki realizacji zamówienia:

1. Dostarczanie towarów w opakowaniach zapakowanych fabrycznie.
2. Wykonawca dostarczy Zamawiającemu materiały biurowe oraz środki czystości na swój koszt i ryzyko bezpośrednio do biura Lokalnej Grupy Działania "Dolina rzeki Grabi", ul. Batorego 31 lok. 106, 98-100 Łask – dostawa „na półkę”, w dni robocze tj. od poniedziałku do piątku w godz. od 8.00 do 16.00.
3. Rozpoczęcie dostaw towarów od 3 dnia po dniu zawarcia umowy.
4. Realizacja dostaw sukcesywnie według potrzeb Zamawiającego na podstawie zleceń przesyłanych do Wykonawcy elektronicznie, faksem lub pisemnie.
5. Termin realizacji dostaw w ciągu 3 dni roboczych od dnia złożenia zlecenia.
6. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmniejszenia ilości zamawianych towarów jednak wartość ilości towarów, o którą Zamawiający zmniejszy zamówienie nie może przekroczyć 30 % wartości umowy (brutto).
7. W przypadku skorzystania przez Zamawiającego z uprawnienia określonego w pkt. 6, Wykonawcy nie przysługują z tego tytułu żadne roszczenia.
8. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zwiększenia ilości zamawianych w trakcie realizacji umowy towarów jednego typu kosztem zmniejszenia ilości zamawianych towarów innych typów. Powyższe zmiany nie mogą spowodować zmian cen jednostkowych oraz przekroczenia wartości umowy (brutto).
9. Nazwy własne towarów (marka, model) zostały użyte w opisie przedmiotu zamówienia ze względu na specyfikę tych produktów, ponieważ Zamawiający nie mógł opisać ich za pomocą dostatecznie dokładnych określeń.
10. Dla każdej pozycji asortymentu wykonawca jest zobowiązany podać w formularzu cenowym markę, model oferowanego produktu.
11. Zamawiający dopuszcza możliwość przedstawienia w ofercie asortymentu równoważnego (innego niż podany „z nazwy” przez Zamawiającego w formularzu ofertowym) pod warunkiem, iż oferowany asortyment będzie o takich samych lub lepszych parametrach technicznych, jakościowych, funkcjonalnych oraz użytkowych. Ciężar udowodnienia równoważności spoczywa na Wykonawcy. Użyte nazwy handlowe (znaki towarowe) mają jedynie charakter przykładowy i służą jedynie do określenia cech produktów. W przypadku gdy wykonawca składa tzw. ofertę równoważną obowiązany jest załączyć do oferty odpowiednie dokumenty potwierdzające równoważność miedzy zamiennikiem i wzorcem tj. specyfikację produktów „równoważnych” oferowanych przez Wykonawcę.

Rozdział 2
Termin realizacji zamówienia

Zamówienie będzie wykonywane sukcesywnie przez okres od zawarcia umowy do dnia 31 grudnia 2014 r.

Rozdział 3
Warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków

1) O zamówienie mogą ubiegać się Wykonawcy którzy:

1. posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności w zakresie odpowiadającym profilowi zamówienia, zgodnie z wymogami ustawowymi. Zamawiający nie precyzuje opisu sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku.
2. posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonywania zamówienia. Zamawiający nie precyzuje opisu sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku.
3. znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia. Zamawiający nie precyzuje opisu sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku.

2) Wykonawca może polegać na wiedzy i doświadczeniu, potencjale technicznym, osobach zdolnych do wykonania zamówienia lub zdolnościach finansowych innych podmiotów niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nim stosunków.

3) Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy. Pełnomocnictwo w formie pisemnej (oryginał lub kopia potwierdzona za zgodność z oryginałem przez notariusza) należy dołączyć do oferty.

4) W przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, warunki określone w Rozdziale 3 pkt. 1 musi spełniać co najmniej jeden wykonawca lub wszyscy wykonawcy łącznie.

5) Zamawiający dokona oceny spełniania przez wykonawcę warunków udziału w postępowaniu na podstawie oświadczeń i dokumentów złożonych przez wykonawcę wraz z ofertą, wymienionych i opisanych w Rozdziale 4 Zapytania ofertowego metodą warunku granicznego - spełnia/niespełna.

6) Zamawiający wykluczy z postępowania wykonawców, którzy nie wykażą spełniania warunków udziału w postępowaniu.

Rozdział 4
Wykaz oświadczeń lub dokumentów, jakie mają dostarczyć wykonawcy w celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu oraz wykazania braku podstaw do wykluczenia z postępowania.

1) W celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu, określonych w Rozdziale 3 oraz wykazania braku podstaw do wykluczenia, wykonawcy muszą złożyć wraz z ofertą następujące oświadczenia i dokumenty:

1. Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu w zakresie określonym w Rozdziale 3 zawarte w załączniku nr 2 do zapytania ofertowego.
2. Aktualny odpis z właściwego rejestru, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert.

2) Jeżeli wykonawca polega na wiedzy i doświadczeniu, potencjale technicznym, osobach zdolnych do wykonania zamówienia innych podmiotów, zobowiązany jest udowodnić zamawiającemu, iż będzie dysponował zasobami niezbędnymi do realizacji zamówienia,
w szczególności przedstawiając w tym celu pisemne zobowiązanie takich podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na okres korzystania z nich przy wykonywaniu zamówienia.

Rozdział 5
Informacja o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami oraz przekazywanie oświadczeń lub dokumentów, a także wskazanie osób uprawnionych do porozumiewania się z Wykonawcami

1) Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informację należy składać w formie pisemnej.

2) Zamawiający dopuszcza porozumiewanie się drogą pocztową, elektroniczną lub faksem.
Dokumenty przekazane droga elektroniczną bądź za pomocą faksu uważa się za złożone w terminie, jeżeli ich treść dotarła do adresata przed upływem wyznaczonego terminu. Fakt ich otrzymania każda ze stron niezwłocznie potwierdza.

3) Osobą uprawnioną do kontaktowania się z Wykonawcami i udzielania wyjaśnień dotyczących przedmiotu zamówień jest:
Pani Justyna Tarka, tel. 43 676 21 30, e-mail: j.tarka@dolinagrabi.pl

Rozdział 6
Termin związania ofertą

Wykonawca jest związany ofertą przez okres 30 dni liczonych od daty upływu terminu do składania ofert.

Rozdział 7
Opis sposobu przygotowania oferty.

1) Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.

2) Zamawiający nie dopuszcza możliwość składania ofert częściowych.

3) Zamawiający nie dopuszcza możliwość składania ofert wariantowych.

4) Wykonawca ponosi wszystkie koszty związane z przygotowaniem, złożeniem oferty.

5) Oferta wraz ze stanowiącymi jej integralną część załącznikami powinna być sporządzona przez Wykonawcę ściśle według postanowień niniejszego zapytania.

6) Oferta musi być napisana w języku polskim, na komputerze, maszynie do pisania, ręcznie długopisem lub niezmywalnym atramentem.

7) Wykonawca może zastrzec, że dokumenty dołączone do oferty stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa. W takim przypadku dokumenty te powinny zostać przekazane w formie umożliwiającej zachowanie ich poufności wraz z oświadczeniem na piśmie, że informacje w tym zakresie stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa i nie mogą być ogólnie udostępnione.

8) Wszelkie zmiany i poprawki powinny być parafowane przez osobę (osoby) podpisujące ofertę i opatrzone datami ich dokonania.

9) Przed upływem terminu składania ofert wykonawca może wprowadzić zmiany do złożonej oferty. Zmiany winny być doręczone zamawiającemu na piśmie przed upływem terminu składania ofert. Oświadczenie o wprowadzeniu zmian powinno zawierać dodatkowe oznaczenie: ZMIANA OFERTY.

Rozdział 8
Miejsce i termin składania oraz otwarcia ofert

1) Ofertę należy zapakować w nieprzeźroczystą kopertę.

2) Koperta powinna być zaadresowana do Zamawiającego oraz oznakowana następująco: „Oferta na zakup i dostawę materiałów biurowych i środków czystości”.

3) Ofertę należy przesłać za pośrednictwem operatora pocztowego lub składać w siedzibie Zamawiającego, ul. Batorego 31 (I piętro pok. 106), 98-100 Łask do dnia 20 stycznia 2014 r. do godz. 16.00.
O ważności oferty decyduje data wpłynięcia dokumentów do Zamawiającego.

4) Oferty złożone po terminie, o którym mowa powyżej, nie będą rozpatrywane.

5) Zamawiający otworzy oferty w obecności Wykonawców, którzy zechcą przybyć na otwarcie ofert w dniu 20 stycznia 2014 r. o godz. 16.50 w siedzibie Zamawiającego, przy ul. Batorego 31 (I piętro pok. 106), 98-100 Łask.

6) Podczas otwarcia ofert Zamawiający ogłosi nazwy (firmy) i adresy Wykonawców oraz informacje dotyczące ceny.

7) Wykonawca, który nie będzie obecny przy otwarciu ofert może wystąpić do Zamawiającego z pisemnym wnioskiem o przesłanie informacji ogłoszonych w trakcie otwarcia ofert.

Rozdział 9
Opis kryteriów z podaniem ich znaczenia i sposobu oceny ofert

1) Przy wyborze ofert Zamawiający będzie kierował się następującym kryterium:

Cena ofertowa - cena ryczałtowa brutto za wykonanie przedmiotu zamówienia (wynagrodzenie miesięczne) - 100%.
Kryterium cena – obliczana jest wg wzoru:

C = (Cmin /Cb ) x 100%
gdzie:
C - cena
Cmin- cena najniższa
Cb – cena badana

2) Za najkorzystniejszą ofertę zostanie uznana oferta niepodlegająca odrzuceniu z najniższą ceną.

3) Cena podana w ofercie powinna obejmować wszystkie koszty związane z wykonaniem przedmiotu zamówienia oraz warunkami stawianymi przez zamawiającego

4) Cena, winna być wyrażona w polskich złotych, liczbowo i słownie z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku w formie wartości brutto.

5) Jeżeli jedynym kryterium oceny ofert jest cena, a nie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, że zostały złożone oferty o takiej samej cenie Zamawiający wezwie wykonawców, którzy złożyli te oferty do złożenia ofert dodatkowych w terminie określonym w wezwaniu.

6) Wykonawca składając ofertę dodatkową nie może zaoferować ceny wyższej niż zaoferowana w złożonych ofertach.

Rozdział 10
Informacje dodatkowe.

Zamawiający zastrzega sobie prawo swobodnego wyboru oferty, jak również nie wybrania żadnej ze złożonych ofert bez konieczności uzasadnienia swojej decyzji i bez konieczności zawiadamiania o powziętej decyzji. Z tytułu nie przyjęcia oferty lub niewybraniem żadnej oferty, oferentowi nie przysługują żadne roszczenia w stosunku do Lokalnej Grupy Działania „Dolina rzeki Grabi” związanych z Zapytaniem Ofertowym oraz złożoną ofertą ( a także związanych z unieważnieniem).

Rozdział 11
Informacja o wykonaniu zamówienie przy udziale środków z Unii Europejskiej.

Postępowanie jest prowadzone w ramach projektu realizowanego w oparciu o Program Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2007–2013; oś IV: „Leader” finansowanego w ramach Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich.

DO POBRANIA:

Załącznik nr 1 - Formularz ofertowy

Załącznik nr 2 - Oświadczenie o spełnieniu warunków

Projekt umowy