na zakup usługi wynajmu sali szkoleniowej i usług hotelowych oraz wyżywienia dla uczestników szkolenia.

Lokalna Grupa Działania „Dolina rzeki Grabi”, zwana dalej „Zamawiającym” lub „LGD” realizując Lokalną Strategię Rozwoju w ramach Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2007–2013; oś IV: „Leader” Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich, zwraca się z zapytaniem ofertowym na zakup usługi wynajmu sali szkoleniowej i usług hotelowych oraz wyżywienia dla uczestników szkolenia dotyczącego podsumowania procesu wdrażania Lokalnej Strategii Rozwoju na obszarze LGD „Dolina rzeki Grabi” oraz przygotowanie do budowy nowej LSR na lata 2014-2020.

Rozdział 1
Opis przedmiotu zapytania ofertowego

Przedmiotem zamówienia jest zakup usługi wynajmu sali szkoleniowej i usług hotelowych oraz wyżywienia dla uczestników szkolenia dotyczącego podsumowania procesu wdrażania Lokalnej Strategii Rozwoju na obszarze LGD „Dolina rzeki Grabi” oraz przygotowanie do budowy nowej LSR na lata 2014-2020.według następującej specyfikacji:

1. Usługi świadczone będą w związku z organizacją 2-dniowego szkolenia realizowanego przez Lokalną Grupę Działania „Dolina rzeki Grabi”, dla co najmniej 30 osób.

2. Wykonawca zapewnia salę szkoleniową wraz wyposażeniem (flipchart, pisaki, rzutnik multimedialny, ekran).

3. W trakcie całego szkolenia powinien być dostępny poczęstunek kawowy w pobliżu sali szkoleniowej bez ograniczeń ilościowych, w skład którego musi wchodzić co najmniej: kawa zaparzana, (kawa czarna, kawa biała), herbata w co najmniej 3 smakach (wrzątek może być dostępny z termosów), woda niegazowana i gazowana, co najmniej dwa rodzaje napojów smakowych (soki lub napoje) oraz ciasteczka. Śniadanie w 2 dniu szkolenia powinno być zorganizowane w formie „szwedzkiego stołu”. Obiad w 1 i 2 dniu szkolenia powinien składać się z przystawki, co najmniej z dwóch dań głównych (zupa + drugie danie), deseru, napoju lub kompotu. Kolacja wyłącznie w 1 dniu szkolenia powinna składać się co najmniej dwóch dań głównych: zupa, drugie danie (mięsne i bez mięsne – np. ryba), zimnej płyty (w tym sałatka), deseru, napojów ciepłych i zimnych.

4. Zamawiający wymaga, że zakwaterowanie uczestników szkoleń zapewnione będzie bezpośrednio w miejscu realizacji szkolenia.

5. Usługa noclegowa będzie realizowana w pokojach jedno i dwuosobowych, oddzielnie kobiety i mężczyźni, wszystkie z pełnym węzłem sanitarnym oraz restauracją w miejscu zakwaterowania. Ośrodek musi posiadać status hotelu w min. średnim standardzie. Preferuje się lokalizację ośrodka w województwie łódzkim, przykładowo w miejscowości Uniejów. Wykonawca usługi jest zobowiązany do przeprowadzenia szkolenia miejscu uzgodnionym z Zamawiającym.

Rozdział 2
Termin realizacji zamówienia

Wykonanie przedmiotu umowy od dnia 3 października 2014 r. do dnia 4 października 2014 r.

Rozdział 3
Warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków

1. O zamówienie mogą ubiegać się Wykonawcy którzy:

   1) posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności w zakresie odpowiadającym profilowi zamówienia, zgodnie z wymogami ustawowymi.
   Zamawiający nie precyzuje opisu sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku.
   2) posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonywania zamówienia.
   Zamawiający nie precyzuje opisu sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku.
   3) znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia.
   Zamawiający nie precyzuje opisu sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku.

2. Wykonawca może polegać na wiedzy i doświadczeniu, potencjale technicznym, osobach zdolnych do wykonania zamówienia lub zdolnościach finansowych innych podmiotów niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nim stosunków.

3. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy. Pełnomocnictwo w formie pisemnej (oryginał lub kopia potwierdzona za zgodność z oryginałem przez notariusza) należy dołączyć do oferty.

4. W przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, warunki określone w Rozdziale 3 pkt. 1 musi spełniać co najmniej jeden wykonawca lub wszyscy wykonawcy łącznie.

5. Zamawiający dokona oceny spełniania przez wykonawcę warunków udziału w postępowaniu na podstawie oświadczeń i dokumentów złożonych przez wykonawcę wraz z ofertą, wymienionych i opisanych w Rozdziale 4 Zapytania ofertowego metodą warunku granicznego - spełnia/nie spełnia.

6. Zamawiający wykluczy z postępowania wykonawców, którzy nie wykażą spełniania warunków udziału w postępowaniu.

Rozdział 4
Wykaz oświadczeń lub dokumentów, jakie mają dostarczyć wykonawcy w celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu oraz wykazania braku podstaw do wykluczenia z postępowania.

1. W celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu, określonych w Rozdziale 3 oraz wykazania braku podstaw do wykluczenia, wykonawcy muszą złożyć wraz z ofertą następujące oświadczenia i dokumenty:

   1) Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu w zakresie określonym w Rozdziale 3 zawarte w załączniku nr 2 do zapytania ofertowego.
   2) Aktualny odpis z właściwego rejestru, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert.

2. Jeżeli wykonawca polega na wiedzy i doświadczeniu, potencjale technicznym, osobach zdolnych do wykonania zamówienia innych podmiotów, zobowiązany jest udowodnić zamawiającemu, iż będzie dysponował zasobami niezbędnymi do realizacji zamówienia, w szczególności przedstawiając w tym celu pisemne zobowiązanie takich podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na okres korzystania z nich przy wykonywaniu zamówienia.

Rozdział 5
Informacja o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami oraz przekazywanie oświadczeń lub dokumentów, a także wskazanie osób uprawnionych do porozumiewania się z Wykonawcami

1. Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informację należy składać w formie pisemnej.

2. Zamawiający dopuszcza porozumiewanie się drogą pocztową, elektroniczną lub faksem. Dokumenty przekazane droga elektroniczną bądź za pomocą faksu uważa się za złożone w terminie, jeżeli ich treść dotarła do adresata przed upływem wyznaczonego terminu. Fakt ich otrzymania każda ze stron niezwłocznie potwierdza.

3. Osobą uprawnioną do kontaktowania się z Wykonawcami i udzielania wyjaśnień dotyczących przedmiotu zamówień jest: Monika Marks tel. 43/ 676 21 30, e-mail m.debkowska@dolinagrabi.pl

Rozdział 6
Termin związania ofertą

Wykonawca jest związany ofertą przez okres 30 dni liczonych od daty upływu terminu do składania ofert.

Rozdział 7
Opis sposobu przygotowania oferty.

1. Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.

2. Zamawiający nie dopuszcza możliwość składania ofert częściowych.

3. Zamawiający nie dopuszcza możliwość składania ofert wariantowych.

4. Wykonawca ponosi wszystkie koszty związane z przygotowaniem, złożeniem oferty.

5. Oferta wraz ze stanowiącymi jej integralną część załącznikami powinna być sporządzona przez Wykonawcę ściśle według postanowień niniejszego zapytania.

6. Oferta musi być napisana w języku polskim, na komputerze, maszynie do pisania, ręcznie długopisem lub niezmywalnym atramentem.

7. Wykonawca może zastrzec, że dokumenty dołączone do oferty stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa. W takim przypadku dokumenty te powinny zostać przekazane w formie umożliwiającej zachowanie ich poufności wraz z oświadczeniem na piśmie, że informacje w tym zakresie stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa i nie mogą być ogólnie udostępnione.

8. Wszelkie zmiany i poprawki powinny być parafowane przez osobę (osoby) podpisujące ofertę i opatrzone datami ich dokonania.

9. Przed upływem terminu składania ofert wykonawca może wprowadzić zmiany do złożonej oferty. Zmiany winny być doręczone zamawiającemu na piśmie przed upływem terminu składania ofert. Oświadczenie o wprowadzeniu zmian powinno zawierać dodatkowe oznaczenie: ZMIANA OFERTY.

Rozdział 8
Miejsce i termin składania oraz otwarcia ofert

1. Ofertę należy zapakować w nieprzeźroczystą kopertę.

2. Koperta powinna być zaadresowana do Zamawiającego oraz oznakowana następująco: „Oferta na zakup usługi wynajmu sali szkoleniowej i usług hotelowych oraz wyżywienia dla uczestników szkolenia”.

3. Ofertę należy przesłać za pośrednictwem operatora pocztowego lub składać w siedzibie Zamawiającego, ul. Batorego 31 (I piętro pok. 106), 98-100 Łask do dnia 15 września 2014 r. do godz. 16:00. O ważności oferty decyduje data wpłynięcia dokumentów do Zamawiającego.

4. Oferty złożone po terminie, o którym mowa powyżej, nie będą rozpatrywane.

5. Zamawiający otworzy oferty w obecności Wykonawców, którzy zechcą przybyć na otwarcie ofert w dniu 15 września 2014 r. do godz. 16:30 w siedzibie Zamawiającego, przy ul. Batorego 31 (I piętro pok. 106), 98-100 Łask.

6. Podczas otwarcia ofert Zamawiający ogłosi nazwy (firmy) i adresy Wykonawców oraz informacje dotyczące ceny.

7. Wykonawca, który nie będzie obecny przy otwarciu ofert może wystąpić do Zamawiającego z pisemnym wnioskiem o przesłanie informacji ogłoszonych w trakcie otwarcia ofert.

Rozdział 9
Opis kryteriów z podaniem ich znaczenia i sposobu oceny ofert

1. Przy wyborze ofert Zamawiający będzie kierował się następującym kryterium:

   Cena ofertowa - cena ryczałtowa brutto za wykonanie przedmiotu zamówienia (wynagrodzenie miesięczne) - 100%.
   Kryterium cena – obliczana jest wg wzoru:
   C = (Cmin /Cb ) x 100%
   gdzie:
   C - cena
   Cmin- cena najniższa
   Cb – cena badana

2. Za najkorzystniejszą ofertę zostanie uznana oferta niepodlegajaca odrzuceniu z najniższą ceną.

3. Cena podana w ofercie powinna obejmować wszystkie koszty związane z wykonaniem przedmiotu zamówienia oraz warunkami stawianymi przez zamawiającego.

4. Cena, winna być wyrażona w polskich złotych, liczbowo i słownie z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku w formie wartości brutto.

5. Jeżeli jedynym kryterium oceny ofert jest cena, a nie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, że zostały złożone oferty o takiej samej cenie Zamawiający wezwie wykonawców, którzy złożyli te oferty do złożenia ofert dodatkowych w terminie określonym w wezwaniu.

6. Wykonawca składając ofertę dodatkową nie może zaoferować ceny wyższej niż zaoferowana w złożonych ofertach.

Rozdział 10
Informacje dodatkowe.

Zamawiający zastrzega sobie prawo swobodnego wyboru oferty, jak również nie wybrania żadnej ze złożonych ofert bez konieczności uzasadnienia swojej decyzji i bez konieczności zawiadamiania o powziętej decyzji. Z tytułu nie przyjęcia oferty lub niewybraniem żadnej oferty, oferentowi nie przysługują żadne roszczenia w stosunku do Lokalnej Grupy Działania „Dolina rzeki Grabi” związanych z Zapytaniem Ofertowym oraz złożoną ofertą (a także związanych
z unieważnieniem).

Rozdział 11
Postanowienia istotne dla Zamawiającego, które zostaną wprowadzone do umowy

W umowie zawarte uwarunkowanie w zakresie możliwości zmiany szczegółowego zakresu zamówienia w wyniku zmiany wymogów formalnych związanych z realizacją LSR oraz zmiany ilości uczestników.

Rozdział 12
Informacja o wykonaniu zamówienie przy udziale środków z Unii Europejskiej.

Postępowanie jest prowadzone w ramach projektu realizowanego w oparciu o Program Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2007–2013; oś IV: „Leader” finansowanego w ramach Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich.

Do pobrania:
Załącznik nr 1 - Oferta na zakup usługi wynajmu sali szkoleniowej i usług hotelowych oraz wyżywienia dla uczestników szkolenia
Załącznik nr 2 - OŚWIADCZENIE O SPEŁNIENIU WARUNKÓW