na zakup usługi wynajmu sali konferencyjnej
oraz wyżywienia dla uczestników konferencji

Lokalna Grupa Działania „Dolina rzeki Grabi”, zwana dalej „Zamawiającym” lub „LGD” realizując Lokalną Strategię Rozwoju w ramach Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2007–2013; oś IV: „Leader” Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich, zwraca się z zapytaniem ofertowym na zakup usługi wynajmu sali konferencyjnej oraz wyżywienia dla uczestników konferencji dotyczącego podsumowania działań promocyjnych LGD „Dolina rzeki Grabi”.

Przedmiotem zamówienia jest zakup usługi wynajmu sali konferencyjnej oraz wyżywienia dla uczestników konferencji dotyczącej podsumowania działań promocyjnych LGD „Dolina rzeki Grabi” według następującej specyfikacji:

1. Wynajęcie sali konferencyjnej w centrum konferencyjnym/kongresowym lub w hotelu minimum 3* lub innym obiekcie o podobnym charakterze zlokalizowanym na terenie właściwości działania Zamawiającego. Sala powinna spełniać standardy sali konferencyjnej na minimum 80 osób wraz z następującym wyposażeniem technicznym:

1. co najmniej 1 mikrofon bezprzewodowy,
2. możliwość podłączenia komputera prowadzącego szkolenie do projektora multimedialnego Wykonawcy,
3. możliwość podłączenia do gniazda zasilającego urządzeń multimedialnych;
4. stół prezydialny – dla minimum 5 osób,
5. oświetlenie z możliwością zaciemnienia sali, obsługę techniczną (sprzętu nagłośnieniowegoi multimedialnego).
6. sprzęt do prezentacji (ekran, projektor multimedialny) oraz nagłośnienie.

2. Sala konferencyjna powinna znajdować się w tej samej lokalizacji co miejsce wyżywienia uczestników.

3. Sala konferencyjna powinna znajdować się w odległości do 10 km od siedziby Zamawiającego.

4. Wykonawca zapewni bezpłatne miejsca parkingowe na terenie obiektu, w którym będzie odbywała się konferencja, dla minimum 70 samochodów.

5. Ramowy harmonogram konferencji obejmuje dostęp do sali konferencyjnej od godz. 11.00 dla ok. 80 osób na ok. 1 godz., a następnie od godz.12.00 – obiad.

6. Wykonawca zapewni lunch w formie bankietu zasiadanego przy okrągłych stołach dla około 80 uczestników konferencji według następującego menu:

• I danie: zupa (krem pomidorowy z grzanką serową),
• II danie: (polędwiczki z grzybami, kluseczki półfrancuskie, bukiet surówek),
• deser w postaci tortu bezowego o smaku tiramisu z napisem „Podsumowanie działań promocyjnych LGD 2014”,
• zimne napoje bezalkoholowe oraz kawa i herbata dla minimum 80 osób;

7. Menu należy przedłożyć do akceptacji Zamawiającego. Ponadto obsługa cateringowa będzie obejmować zapewnienie odpowiedniego sprzętu, obsługę kelnerską oraz serwis sprzątający.

8. Zamawiający zastrzega możliwość zmniejszenia bądź zwiększenia ilości uczestników, jednak nie więcej niż 25%. W przypadku zmiany liczby uczestników Zamawiający poinformuje o tym fakcie na min. 3 dni przed terminem konferencji.

9. W przypadku zmiany liczby uczestników Zamawiający zapłaci jedynie za rzeczywistą liczbę uczestników pomnożoną przez cenę jednostkową brutto na uczestnika, nie mniejszą niż 50 osób i nie większą niż rzeczywista liczba osób.

Konferencja zostanie zrealizowana w dniu 13 grudnia 2014 r.

1. O zamówienie mogą ubiegać się Wykonawcy którzy:

1. posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności w zakresie odpowiadającym profilowi zamówienia, zgodnie z wymogami ustawowymi. Zamawiający nie precyzuje opisu sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku.
2. posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonywania zamówienia. Zamawiający nie precyzuje opisu sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku.
3. znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia. Zamawiający nie precyzuje opisu sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku.

2. Wykonawca może polegać na wiedzy i doświadczeniu, potencjale technicznym, osobach zdolnych do wykonania zamówienia lub zdolnościach finansowych innych podmiotów niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nim stosunków.

3. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy. Pełnomocnictwo w formie pisemnej (oryginał lub kopia potwierdzona za zgodność z oryginałem przez notariusza) należy dołączyć do oferty.

4. W przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, warunki określone w Rozdziale 3 pkt. 1 musi spełniać co najmniej jeden wykonawca lub wszyscy wykonawcy łącznie.

5. Zamawiający dokona oceny spełniania przez wykonawcę warunków udziału w postępowaniu na podstawie oświadczeń i dokumentów złożonych przez wykonawcę wraz z ofertą, wymienionych i opisanych w Rozdziale 4 Zapytania ofertowego metodą warunku granicznego - spełnia/niespełna.

6. Zamawiający wykluczy z postępowania wykonawców, którzy nie wykażą spełniania warunków udziału w postępowaniu.

1. W celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu, określonych w Rozdziale 3 oraz wykazania braku podstaw do wykluczenia, wykonawcy muszą złożyć wraz z ofertą następujące oświadczenia i dokumenty:

1. Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu w zakresie określonym w Rozdziale 3 zawarte w załączniku nr 2 do zapytania ofertowego.
2. Aktualny odpis z właściwego rejestru, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru,w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert.

2. Jeżeli wykonawca polega na wiedzy i doświadczeniu, potencjale technicznym, osobach zdolnych do wykonania zamówienia innych podmiotów, zobowiązany jest udowodnić zamawiającemu, iż będzie dysponował zasobami niezbędnymi do realizacji zamówienia, w szczególności przedstawiając w tym celu pisemne zobowiązanie takich podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na okres korzystania z nich przy wykonywaniu zamówienia.

1. Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informację należy składać w formie pisemnej.

2. Zamawiający dopuszcza porozumiewanie się drogą pocztową, elektroniczną lub faksem.

Dokumenty przekazane droga elektroniczną bądź za pomocą faksu uważa się za złożone w terminie, jeżeli ich treść dotarła do adresata przed upływem wyznaczonego terminu. Fakt ich otrzymania każda ze stron niezwłocznie potwierdza.

3. Osobą uprawnioną do kontaktowania się z Wykonawcami i udzielania wyjaśnień dotyczących przedmiotu zamówień jest: Monika Marks tel. 43/6762130, e-mail m.marks@dolinagrabi.pl

Wykonawca jest związany ofertą przez okres 30 dni liczonych od daty upływu terminu do składania ofert.

1. Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.

2. Zamawiający nie dopuszcza możliwość składania ofert częściowych.

3. Zamawiający nie dopuszcza możliwość składania ofert wariantowych.

4. Wykonawca ponosi wszystkie koszty związane z przygotowaniem, złożeniem oferty.

5. Oferta wraz ze stanowiącymi jej integralną część załącznikami powinna być sporządzona przez Wykonawcę ściśle według postanowień niniejszego zapytania.

6. Oferta musi być napisana w języku polskim, na komputerze, maszynie do pisania, ręcznie długopisem lub niezmywalnym atramentem.

7. Wykonawca może zastrzec, że dokumenty dołączone do oferty stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa. W takim przypadku dokumenty te powinny zostać przekazane w formie umożliwiającej zachowanie ich poufności wraz z oświadczeniem na piśmie, że informacje w tym zakresie stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa i nie mogą być ogólnie udostępnione.

8. Wszelkie zmiany i poprawki powinny być parafowane przez osobę (osoby) podpisujące ofertę i opatrzone datami ich dokonania.

9. Przed upływem terminu składania ofert wykonawca może wprowadzić zmiany do złożonej oferty. Zmiany winny być doręczone zamawiającemu na piśmie przed upływem terminu składania ofert. Oświadczenie o wprowadzeniu zmian powinno zawierać dodatkowe oznaczenie: ZMIANA OFERTY.

1. Ofertę należy zapakować w nieprzeźroczystą kopertę.

2. Koperta powinna być zaadresowana do Zamawiającego oraz oznakowana następująco: „Oferta na zakup usługi wynajmu sali konferencyjnej oraz wyżywienia dla uczestników konferencji”.

3. Ofertę należy przesłać za pośrednictwem operatora pocztowego lub składać w siedzibie Zamawiającego, ul. Batorego 31 (I piętro pok. 106), 98-100 Łask do dnia 26 listopada 2014 r. do godz. 16:00. O ważności oferty decyduje data wpłynięcia dokumentów do Zamawiającego.

4. Oferty złożone po terminie, o którym mowa powyżej, nie będą rozpatrywane.

5. Zamawiający otworzy oferty w obecności Wykonawców, którzy zechcą przybyć na otwarcie ofert w dniu 26 listopada 2014 r. do godz. 16:30 w siedzibie Zamawiającego, przy ul. Batorego 31 (I piętro pok. 106), 98-100 Łask.

6. Podczas otwarcia ofert Zamawiający ogłosi nazwy (firmy) i adresy Wykonawców oraz informacje dotyczące ceny.

7. Wykonawca, który nie będzie obecny przy otwarciu ofert może wystąpić do Zamawiającego z pisemnym wnioskiem o przesłanie informacji ogłoszonych w trakcie otwarcia ofert.

Ocenie podlega oferta przygotowana wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego. Przy składaniu oferty należy podać przykładowe menu oraz opis warunków technicznych obiektu obejmujące cennik dla ww. zamówienia.

Kryteria oceny:

1. Cena – 60%

2. Jakość obiektu, w którym zaplanowano konferencję - 40%:

1. standard obiektu i wyposażenie, parking dla uczestników konferencji – za hotel/obiekt kat.3* lub wyższej - 20 pkt., za obiekt niższej klasy – 15 pkt;
2. odległość od siedziby Zamawiającego - za odległość do 5 km od siedziby – 20 pkt, za odległość do 8 km od siedziby– 15 pkt, za odległość 10 km od siedziby – 10 pkt.

Zamawiający zastrzega sobie prawo swobodnego wyboru oferty, jak również nie wybrania żadnej ze złożonych ofert bez konieczności uzasadnienia swojej decyzji i bez konieczności zawiadamiania o powziętej decyzji. Z tytułu nie przyjęcia oferty lub niewybraniem żadnej oferty, oferentowi nie przysługują żadne roszczenia w stosunku do Lokalnej Grupy Działania „Dolina rzeki Grabi” związanych z Zapytaniem Ofertowym oraz złożoną ofertą (a także związanych z unieważnieniem).

W umowie zawarte zostanie uwarunkowanie w zakresie możliwości zmiany szczegółowego zakresu zamówienia w wyniku zmiany wymogów formalnych związanych z realizacją LSR oraz zmiany ilości uczestników.

Postępowanie jest prowadzone w ramach projektu realizowanego w oparciu o Program Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2007–2013; oś IV: „Leader” finansowanego w ramach Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich.

Do pobrania:
załącznik nr 1 - formularz ofertowy
załącznik nr 2 - oświadczenie o spełnieniu warunków